При заключении договора, во всех без исключения случаях, письменная форма договора является наиболее приемлемой, нежели устная. Кроме того, для отдельных случаев законодательством напрямую установлено, что должна применяться только письменная форма заключения договора, сделки.
Договоры занимают особое место в жизни любой организации, при ведении предпринимательской деятельности всегда нужно руководствоваться правовой базой, или обращаться за помощью к профессионалам с того момента, когда произошла регистрация юридического лица и в дальнейшем. Письменная форма, при заключении договора предполагает его подписание обеими сторонами. При заключении договора в письменной форме необходимо учитывать множество нюансов:
- Подписание договора может быть осуществлено только уполномоченным на то лицом. Это может быть единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор или президент) или уполномоченный представитель, а также индивидуальный предприниматель сам за себя.
Полномочия единоличного исполнительного органа общества на подписание договора от имени компании подтверждаются его уставом, о чем и указывается в «шапке» договора.
Полномочия представителя подтверждаются доверенностью, реквизиты которой также подлежат указанию в «шапке» договора (во всех случаях копию доверенности стоит прикладывать к самому договору). При заключении договора нужно очень внимательно прочитать доверенность и установить полномочие на подписание договора. При отсутствии такого полномочия подписание договора представителем является неправомерным.
- В большинстве случаев, при заключении договоров, подписание договора осуществляется сторонами последовательно. Особенно указанные случаи актуальны, если стороны находятся на большом расстоянии друг от друга. Указанное происходит следующим образом. Одна из сторон распечатывает договор в 2-х экземплярах, подписывает со своей стороны и передает контрагенту по почте или путем доставки курьером. В последующем остается только ждать получения подписанных документов от контрагента.
Стоит отметить, что в указанных ситуациях для защиты своих интересов сторонам требуется обменяться сканами подписанных документов по электронной почте и по факсу. В некоторых случаях, при наличии иных доказательств (к примеру, факт оплаты или поставки товара и т.д.) суды признают, что такие договоры являются заключенными между сторонами, а указанные в них условия – согласованными, несмотря на отсутствие оригиналов договоров.
Вместе с тем, безусловно всегда необходимо стремиться к тому, чтобы получить экземпляр договора с живой подписью и печатью контрагента, во избежание каких-либо недоразумений и споров по данному поводу. Указанное «спасет» от различных негативных ситуаций, если к примеру между сторонами возникнет какой-либо спор и этот спор будет передан для разрешения в суд.
- Договор считается подписанными после проставления подписей его сторонами (представителями сторон). При этом законодательство не устанавливает необходимость проставления печатей на договоре. Указанное в большей степени является обычаем деловой практики. Вместе с тем при отсутствии печатей на договоре суд все равно признает такой договор подписанным и согласованным между сторонами.
Однако не стоит пренебрегать использованием печати и во всех без исключения случаях необходимо оформлять договор путем его скрепления не только подписями, но также и печатями сторон.
- Заключая любой договор, необходимо обращать внимание на контрагента, а именно на его регистрационные данные, в частности в целях проверки указываемых реквизитов – ОГРН, ИНН, юридического адреса, сведений о генеральном директоре и т.д.
Для этого стоит запрашивать у контрагента комплект документов, а именно устав (в том числе для проверки полномочий руководителя), свидетельство о регистрации, свидетельство ИНН, свежую выписку из ЕГРЮЛ.
В отдельных случаях при крупных сделках также стоит запрашивать у контрагента финансовые документы (бухгалтерский баланс).
- В качестве правила делового этикета в предпринимательской деятельности принято, что форму договора представляет непосредственно поставщик товаров (работ и услуг). В последующем Сторонами при взаимном согласии могут быть внесены отдельные изменения в договор, которые могут оформляться дополнительным соглашением, протоколом разногласий или включаться непосредственно в текст самого договора.
- В тех случаях, когда стороны договорились нотариально заверить договор, то в этих случаях как правило саму форму договора готовит непосредственно нотариус на основании сведений, предоставленных контрагентами. Подписание договора происходит исключительно и только в присутствии нотариуса обеими сторонами. При этом перед подписанием нотариус обязан убедиться в личности сторон договора, а также проверить их полномочия на заключение соответствующей сделки, а также соблюдение иных законодательных формальностей (к примеру, получение согласия от супруги учредителя организации и т.д.).
