Нотариальное удостоверение протокола и нужно ли это делать?

С сентября 2014 года вступают в силу изменения в ГК РФ. Одним из таких изменений стала необходимость нотариального удостоверения протокола. Многих людей данное изменение не устраивает. Возникает много вопросов, для чего это нужно, и как этого избежать. В данном материале мы попробуем разобраться с этой ситуацией.

Всем известно, что протокол решения общего собрания участников, учредителей общества (организации) является основным документом начиная с регистрации ООО, ЗАО или НКО, а также при внесении изменений в устав или регистрации изменений в ЕГРЮЛ. В новой редакция ГК РФ о протоколе в соответствии с п.3 ст. 67.1 ГК РФ, которая вступает в силу 1.09.2014 года, установлена обязанность нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО. Так же в данном пункте предусмотрены условия, при которых невозможно обойтись без нотариуса. Итак, с сентября необходимо нотариально удостоверять принятие решений общим собранием участников и состав участников, которые присутствовали при принятии того или иного решения. На наш взгляд, нотариальное удостоверение протокола общего собрания является разумным решением.

Немного об уголовной ответственности:

Статьей 185.5 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за подделку протокола общего собрания. Максимальное наказание по данной статье 2 года лишения свободы. Теперь уголовная ответственность будет возникать не только по статье 195.5 УК РФ, но и по статье 327 УК РФ, а именно за подделку документов, штампом, печатей и бланков. Максимальное наказание по данной статье 4 года лишения свободы. Целесообразность нотариального удостоверения протокола общего собрания обуславливается тем, что человек, прежде чем его подделывать теперь будет задумываться о достаточно большом сроке лишения свободы за свои деяния по совокупности двух статей УК РФ. Достоверность протокола, который заверен нотариусом намного выше, нежели обычного протокола. Более того, достаточно просто проверить, подделан ли протокол, отправив соответствующий запрос нотариусу.

Если в компании идут корпоративные споры, то нотариальный протокол позволит не усугублять ситуацию. Ну и естественно, участники в любом случае имеют выбор. Они могут принять собственную процедуру подтверждения протокола, даже не внося при этом изменения в Устав. Нотариальный протокол - идеальный вариант для проблемных компаний. Однако, для стандартных ООО, в которых все замечательно, учредители в хороших отношениях, делить нечего, нотариальное удостоверение протокола является действительно лишней мерой. Соответственно надо попробовать найти пути ухода от данной процедуры.

Варианты протоколов без нотариального удостоверения

Гражданский кодекс все-таки предусматривает варианты, при которых можно не заверять нотариально протокол:

  • Подписание протокола всеми или частью участников;
  • Использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт общего принятия решения;
  • Другие способы, которые не противоречат ГК РФ.

Более того, ГК предусматривает варианты фиксирования способов удостоверения протокола. К таким вариантам относится:

  • Порядок удостоверения принят решением общего собрания единогласно;
  • Порядок удостоверения предусмотрен уставом.
  • Внесение изменений в устав в связи с изменением способа подтверждения решения и состава участников не требует единогласного принятия решения. Достаточно простого большинства голосов. Однако, первое время лучше единогласно принимать решения, так как некоторые сотрудники ФНС по-своему трактуют те или иные законодательные нормы. Решение общего собрания, которое не требует внесения изменений в устав, должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

    Встает закономерный вопрос – что делать, если по каким-то причинам участники не имеют желания вносить в устав изменения, а при этом нет возможности собрать всех их на собрании. Тут тоже имеется выход. Необходимо принять такое решение отдельным протоколом, который будет принят единогласно всеми участниками, но при этом выбрать иной способ удостоверения. Подписание всеми участниками протокола Решением или Уставом можно зафиксировать обязанность подписывать протокол всеми участниками общества или общего собрания. Сделать это можно под протоколом либо на отдельном листе, который подшивается к протоколу для того, чтобы избежать потери. Подписание частью участников протокола Уставом или Решением могут быть предусмотрены лица, которые должны подтверждать протокол. Это могут быть секретарь и председатель ОС, участник общества, имеющий большую долю в уставном капитале по сравнению с иными участниками, участник общества, которому больше всех доверяют иные участники, участники общества в сумме, владеющие больше 50% доли в уставном капитале.

    Использование технических средств

    Наиболее популярными средствами, которые позволяют установить факт принятия того или иного решения, являются аудио и видеозапись общего собрания. Тут можно использовать совершенно различные средства, например видео регистратор автомобиля. Именно на нем сохраняется изображения, звук, дата и время записи. Однако, можно применить и просто диктофон, мобильный телефон, видеокамеру, даже фотоаппарат, имеющий функцию записи видео. Следует быть осторожным, так как некоторые суды не принимают копию записи, а только оригинал в качестве доказательства. Оригиналом будет являться карта памяти. Если же Ваше техническое устройство не предусматривает наличия такой карты, то доказательством будет само устройство.

    Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что существует 4 основных способа удостоверения протокола, если Вы не хотите обращаться к нотариусу:

    • Подписание протокола или отдельного листа всеми участниками.
    • Подписание частью участников.
    • Аудиозапись общего собрания.
    • Видеозапись общего собрания.

    Зафиксировать выбранный способ можно в уставе, в каждом отдельном протоколе, принятием решения на общем собрании с подачей последующей ссылки на данное решение. Какой способ лучше решать только Вам. Однако, помните, что если у Вас в компании практикуются жаркие споры или имеются конфликты, то все же лучше будет протокол заверить нотариально.