Нужно ли в протоколе общего собрания указывать паспортные данные участников?

Вопрос о необходимости указания в протоколе общего собрания участников паспортных данных этих участников волнует многих. Некоторые нотариусы настоятельно рекомендуют указывать данные участников в протоколе, некоторые спокойно относятся к отсутствию таких данных, а совсем недавно одна из ИФНС отказала в регистрации на том основании, что в протоколе указаны прописка и паспортные данные участников. При этом закон, регулирующий государственную регистрацию юридических лиц, не содержит в исчерпывающем перечне оснований для отказа наличие в протоколе паспортных данных.

Что требует Гражданский кодекс РФ?

В соответствии со ст. 181.2 п.4 ГК РФ протокол должен содержать дату, место и время проведения общего собрания, сведения об участниках собрания, сведения о лицах, которые осуществляют подсчет голосов, сведения о тех лицах, которые голосовали против принятого на собрании решения, результаты подсчета голосов. Проблема однозначно заключается в том, что закон не указывает какие именно сведения необходимо вносить о лицах, участвующих в собрании. Здесь можно, как просто указать ФИО, так и расширить перечень сведений.

Что говорит ФСФР?

ФСФР издала приказ № 12-6/пз-н, в котором указала, что должен содержать протокол общего собрания акционеров. П.1 ст. 6 ГК РФ позволяет данный приказ использовать и в отношении ООО. Протокол должен содержать:

  • Наименование и местонахождение организации;
  • Вид общего собрания – внеочередное или годовое;
  • Дату составления списка тех, кто вправе участвовать в собрании и дату проведения собрания;
  • Форму проведения собрания – заочное голосование или собрание;
  • Место проведения собрания и повестка дня;
  • Время начала и окончания регистрации лиц, участвующих в собрании, и проведения собрания;
  • При оглашении результатов голосования на собрании, время начала осуществления подсчета голосов;
  • При проведении заочного голосования- адреса, по которым рассылались бюллетени для проведения голосования;
  • Число голосов, которые приходились на голосующие акции по каждому вопросу, выделенному на повестке дня и число голосов, которыми обладали участники собрания по каждому вопросу;
  • Число голосов за каждый вариант;
  • Формулировки решений, которые были приняты общим собранием по каждому, стоящему на повестке дня, вопросу;
  • Имена выступающих лиц и отдельные моменты их выступления, являющиеся ключевыми;
  • Президиум или председателя и секретаря собрания;
  • Дату составления протокола.

Для чего многие предпочитают указывать в проколе паспортные данные?

Многие лица указывают в проколе паспортные данные исключительно для идентификации участника собрания. Иногда контрагенты могут потребовать протокол общего собрания, в котором указаны паспортные данные участников. Сразу следует заметить, что таким контрагентам надо отказывать. В соответствии со ст. 7 закона «О персональных данных», Вы можете запретить передачу протокола, в котором фигурируют Ваши паспортные данные, третьим лицам. Статья 6 этого же закона говорит о том, что нельзя проводить обработку персональных данных без согласия субъекта. Следует отметить, что в соответствии с п.15 Информационного письма Президиума ВАС от 18.01.2011 года № 144, не требуется получения согласия участника на обработку персональных данных, если эту информацию запрашивает другой участник, с целью судебной защиты своих прав и законных интересов.

Естественно, каждая организация сама должна решать стоит ли указывать паспортные данные участников в протоколе или нет, так как прямое законодательное требование об указании этих данных отсутствует.